Al giorno d’oggi, organizzare riunioni all’aperto è una pratica sempre più diffusa nel mondo del business. Lontani dalle strette pareti dell’ufficio, i team si ritrovano immersi nella natura, pronti a stimolare la creatività, creare più senso di comunità all’interno dell’azienda o magari festeggiare gli obiettivi raggiunti. Ma come si organizza un meeting outdoor che sia allo stesso tempo piacevole ed efficace?
Definisci un obiettivo
Perché stai organizzando questo meeting? È una conferenza formale nel verde o un team building all’aperto? Il mood e l’allestimento dell’evento dipenderanno da questa scelta.
Scegli il luogo
La scelta del luogo è fondamentale per il successo di un meeting outdoor. È importante trovare un luogo abbastanza ampio per contenere tutti, ma non troppo dispersivo, e che allo stesso tempo sia tranquillo per evitare distrazioni, ma anche stimolante. Valuta bene la logistica e l’atmosfera generale. Parchi, boschi, spiagge, agriturismi o centri sportivi sono solo alcune delle opzioni da prendere in considerazione, a seconda delle esigenze del team.
Pianifica
Anche la scelta del periodo è essenziale. È preferibile organizzare l’evento durante le mezze stagioni, in particolare ad aprile, maggio, giugno, settembre o ottobre. Informati sulle condizioni meteorologiche previste per il giorno scelto e assicurati di avere tutto l’equipaggiamento necessario, come sedie, tavoli portatili, gazebo, proiettori, prolunghe e prese, materiali per prendere appunti e, naturalmente, cibi e bevande per mantenere energici i partecipanti. A differenza delle riunioni in ambienti chiusi, i meeting outdoor permettono una maggiore flessibilità nell’agenda: lascia spazio per attività spontanee e pause rilassanti. E non dimenticare di definire anche un “piano B” da attivare nel caso qualcosa non vada per il verso giusto: una giornata molto calda, un temporale o un forte vento, ad esempio.
Libera la tua immaginazione
Perché fare qualcosa che è già stato fatto prima quando puoi organizzare un evento unico nel suo genere? Quando pianifichi un meeting nel verde, hai molta più libertà: puoi personalizzare lo spazio più di quanto faresti all’interno, fare affidamento sulla luce del sole o su un emozionante cielo stellato. Usa la tua creatività. Questo aiuterà gli invitati a rompere la monotonia e cambiare scenario, per poi tornare al lavoro con nuove energie.
Informati
Gli eventi in mezzo alla natura potrebbero richiedere i permessi delle autorità cittadine. Conoscere le ordinanze sul rumore, i codici antincendio e di sicurezza e le restrizioni locali sugli eventi all’aperto ti aiuterà a capire cosa puoi fare e quando. Vuoi organizzare fuochi d’artificio, spettacoli di luci o falò? Assicurati prima che siano permessi.
Manda gli inviti
Si sa, l’e-mail è il mezzo più comodo e veloce, è consigliabile però stampare gli inviti per i partecipanti e recapitarli personalmente. Non dimenticarti di inserire tutte le informazioni essenziali, comprendendo anche indicazioni su come arrivare alla location ed eventuali dress code.
Fai una prova tecnica
È consigliabile fare una prova prima dell’evento, per accertarsi che tutto funzioni al meglio e decidere in anticipo come organizzare spazi e attrezzature. In questo modo, il giorno della riunione dovrai solo disporre tutto come previsto. Approfittane anche per capire come predisporre l’accoglienza e se serve una segnaletica.
Prevedi un follow-up
Una volta concluso il meeting, è importante dedicare del tempo alla valutazione dell’esperienza e alla pianificazione di eventuali follow-up. Chiedere feedback ai partecipanti può aiutare a identificare punti di forza e aree di miglioramento per futuri incontri all’aperto, mentre la definizione di azioni concrete da intraprendere può garantire che le idee emerse durante l’evento vengano effettivamente implementate.
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