Ufficio: come organizzarlo, 5 regole d’oro

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UFFICIO: COME ORGANIZZARLO,
5 REGOLE D’ORO

Otto ore al giorno. Quaranta su una settimana lavorativa. Ognuno di noi trascorre il 35% della propria vita in ufficio. Per qualcuno poco, per altri troppo, di sicuro passiamo molto tempo seduti alla scrivania davanti al computer. Poterlo fare in un ufficio accogliente, comodo, ordinato ed efficiente è quindi fondamentale per il benessere di tutti i lavoratori, che siano manager o semplici collaboratori. Un buon ambiente è un punto di partenza per creare buoni risultati.

MA COME SI ORGANIZZA L’UFFICIO PERFETTO?

L’ambiente deve essere ordinato con senso logico, con aree suddivise per progetto e ‘liberato’ di quel materiale che non è funzionale all’attività (decluttering). I colori devono stimolare la mente dei lavoratori e si deve utilizzare un design all’avanguardia, prevedendo zone di relax che favoriscano i rapporti tra dipendenti e quindi il lavoro in team.

L’UFFICIO PATOGENO E LA PSICOLOGIA AMBIENTALE

Fin dagli anni ’70 quando venne individuata la ‘sindrome da ufficio malato’ riconducibile alle patologie legate agli ambienti lavorativi, è aumentata l’attenzione verso la realizzazione di uffici sani ed efficienti. La psicologia ambientale, scienza che studia il comportamento umano in relazione all’influenza degli stimoli ambientali, ha evidenziato come la componente materiale e spaziale di un ufficio influenzi il rendimento del lavoratore. BOSTI (Buffalo Organization for Social and Technological Innovation) che da trent’anni studia l’efficienza degli uffici, ha analizzato che il tipo di lavoro non influisce direttamente sul successo dell’azienda ma sul comportamento delle persone che, se favorite dall’organizzazione ambientale, portano a termine con successo i compiti assegnati. Per questo motivo, investire sul proprio ufficio, significa a tutti gli effetti investire sulla propria azienda.

LE CINQUE REGOLE PER ORGANIZZARE L’UFFICIO:

1)    Realizzare un ambiente ORDINATO

Recenti studi hanno evidenziato che i disordinati sono più creativi e predisposti alla carriera ma un ufficio deve, in primo luogo, essere efficiente. Ogni argomento deve essere archiviato secondo una logica concordata, possibilmente utilizzando colori diversi che indichino gradi diversi di lavorazione. Utilizzare gli strumenti appropriati è decisivo. I mobili e gli armadi per l’archivio devono essere funzionali, capienti e, se possibile, personalizzabili in base alle esigenze dell’azienda. I collaboratori, inoltre, devono avere a disposizione gli strumenti adatti per poter gestire i documenti. Raccoglitori, scatole, separatori, aiuteranno gli impiegati a mantenere l’ordine, non perdere documenti importanti, concludere più velocemente i compiti assegnati e, in futuro, potranno ritrovare traccia di quanto fatto senza sprecare tempo prezioso. Un lavoratore che è consapevole di avere i mezzi per lavorare bene, è predisposto a farlo con efficienza.

2)    L’importanza del SILENZIO

Soprattutto negli uffici open space (come ad esempio i call center), il problema del rumore non aiuta la concentrazione. Una soluzione è dividere le zone di competenza con pannelli fonoassorbenti che svolgono la duplice funzione di garantire intimità e attutire rumori disturbanti, senza essere troppo invasivi e occupando poco spazio.

3)    ACCOGLIENTE per sentirsi bene

Lavorare in un ambiente piacevole, aiuta i dipendenti a sentirsi parte dell’azienda e favorisce l’impegno per il bene comune. L’immagine che offre l’ufficio, è l’immagine dell’azienda stessa. Un bell’ufficio, moderno e funzionale, con un arredo pulito e minimal, garantisce ai clienti in visita e agli stessi impiegati, una sensazione di efficienza e trasparenza.
Offrire ai dipendenti un ambiente comodo diventa poi fondamentale per il rendimento. Se si passa molto tempo al telefono, dare la possibilità ai lavoratori di utilizzare cuffie con microfono aiuterebbe nella postura, evitando ripercussioni sulla salute dei collaboratori. Prevedere delle zone relax, permette di socializzare con maggiore facilità e, di conseguenza, favorisce il lavoro in team.
La temperatura negli uffici è uno dei motivi di grande discussione. Accontentare tutti non è facile, ma l’INAIL ha indicato il range di temperature corrette: tra 18-22 gradi durante l’inverno e 7 gradi di differenza con l’esterno durante l’estate. Condizionatori e riscaldamenti ausiliari possono fare la differenza. Ma è l’aria in generale a cui bisogna prestare maggiore attenzione.

Secondo una recente ricerca del New York Times, infatti, il 9 per cento degli asma riscontrati in età adulta sono causati dall’aria respirata negli uffici. Prevedere macchinari che ricambino almeno mezzo metro cubo d’aria al minuto sarebbe importante, come prevedere l’utilizzo di umidificatori e purificatori.

LAVORARE IN UN AMBIENTE PIACEVOLE, AIUTA I DIPENDENTI A SENTIRSI PARTE DELL’AZIENDA E FAVORISCE L’IMPEGNO PER IL BENE COMUNE.

4)     ILLUMINAZIONE CORRETTA per fare meglio

In ogni zona dell’ufficio è importante permettere alla luce naturale di illuminare gli ambienti. Ovviamente l’illuminazione esterna non può bastare.
Ogni scrivania dovrebbe avere una lampada, possibilmente con lampadina al led, orientabile e stabile, per accontentare tutte le esigenze di ogni singolo lavoratore.
La presenza di lampade a parete o a soffitto, poi, renderà l’ufficio meno claustrofobico. Le normative vigenti indicano in 50 lx il limite per le lampadine a soffitto e 75 lx per quelle a parete. E’ meglio però evitare di illuminare in modo troppo uniforme l’ambiente, perché lo spazio risulterebbe noioso e poco stimolante per i lavoratori.
Prevedere un sistema intelligente di gestione dell’illuminazione ti permetterà, inoltre, di ottenere un risparmio sia economico che energetico. Il 30-50% dei costi di un ufficio sono riconducibili all’illuminazione. E, secondo alcune ricerche, i risparmi energetici derivati dal miglioramento dell’illuminazione superano di gran lunga i costi di ristrutturazione.

5)    ERGONOMIA, la salute prima di tutto

L’ergonomia è forse l’aspetto più importante per progettare correttamente un ambiente. Tutto l’allestimento dovrebbe essere ergonomico per favorire una corretta postura e organizzare una postazione di lavoro perfetta. Il piano di lavoro non deve avere una superficie riflettente, deve essere profondo circa 80 cm (visto che lo schermo dei computer deve essere distante 50-70 cm dal volto) e largo almeno 120. Se il lavoro svolto è da posizione seduta, l’altezza della scrivania deve essere tra i 68 e gli 82 cm. Se invece si lavora in piedi, deve raggiungere i 125 cm. Le sedie devono essere stabili, confortevoli, non rigide e con bordi arrotondati. La base di appoggio deve essere di 50 cm di diametro e prevedere cinque ruote d’appoggio.

Lo schienale deve essere regolabile, a 90-110 gradi, e deve avere un sistema di supporto lombare. I braccioli, larghi 6 cm, non devono essere rigidi e devono prevedere una distanza di 15 cm tra le braccia e la tastiera che deve essere mobile, opaca e ben visibile. Le gambe, piegate a 90 gradi, possono essere supportate dai poggiapiedi, larghi almeno 45 cm, profondi 35 e inclinati di 5-15 cm.

ORGANIZZARE L’UFFICIO PERFETTO NON È SEMPLICE. AFFIDARSI AD AZIENDE ESPERTE CHE SIANO IN GRADO DI FORNIRE ASSISTENZA NELLA PROGETTAZIONE E NELL’ACQUISTO, PUÒ ESSERE DECISIVO. MA UN UFFICIO BEN REALIZZATO, PUÒ DIVENTARE IL FIORE ALL’OCCHIELLO DELL’AZIENDA.