Crocevia di merci e persone, i magazzini sono luoghi in cui, per assicurare produttività e funzionalità, l’ampiezza degli spazi si discosta da un’idea di dispersione, la produttività è il contrario di spreco, la presenza di un team numeroso si dissocia da caos e disordine.
Organizzare ed effettuare la pulizia industriale del magazzino preserva l’ambiente, il personale e la merce, svolgendo un ruolo centrale nel determinare l’efficacia della struttura, specie negli stabilimenti produttivi e nei capannoni attivi 7 giorni su 7, 24 ore su 24.
Esiste un approccio giapponese chiamato metodo delle 5s che funge da linea guida per il mantenimento di un luogo di lavoro sano, ordinato e pulito.
Cos’è il metodo delle 5s
La metodologia delle 5s costituisce un vero e proprio mindset, che implica osservazione, analisi, collaborazione e attuazione. È suddivisa in 5 fasi, ognuna delle quali inizia con la lettera “S” in lingua giapponese e che può essere applicata in magazzino nel seguente modo:
SEIRI (selezionare)
Mappare il magazzino e selezionare la strumentazione e i materiali utili da quelli inutilizzati, per poi eliminare il superfluo. In questo step tutti gli oggetti subiscono una trasformazione:
- quelli obsoleti o non più necessari come rifiuti e imballaggi vengono trasferiti in altri dipartimenti, riciclati, venduti, buttati o archiviati, per impedire la creazione di inutile disordine all’interno della struttura
- gli utili suddivisi per categorie a seconda delle priorità e ordinati secondo un processo di scaffalatura logico
- i rimanenti, per cui si hanno dubbi sull’effettiva funzionalità, subiscono il processo della “red tag”. Su ogni elemento si appone una targhetta rossa che indica il luogo, la descrizione, la data di applicazione e il nome della persona che effettua la classificazione. Tutti gli oggetti vengono riposti in una stanza dedicata, controllata a distanza di mesi per verificare e cestinare i dispositivi rimasti inutilizzati in quell’arco temporale
SEITON (riordinare)
Catalogare e stoccare la merce in base alla sua permanenza in magazzino, allocare strumenti e materiali da lavoro con efficacia, disporre i macchinari con logica, eliminano tutte quelle inutili dispersioni di tempo alla ricerca degli elementi e, di conseguenza, contribuiscono a un risparmio economico. Per aiutarsi nell’attività di riordino basta chiedersi chi si serve di quei determinati attrezzi, quando, quali sono i più usati e come.
SEISO (pulire)
Calendarizzare le operazioni di cleaning industriale e rendere sistematici gli interventi permette di mantenere i migliori standard qualitativi con puntualità e costanza. Le pulizie devono differenziarsi in:
- quotidiane, di routine come la pulizia con idropulitrici e motoscope dei pavimenti, dove si accumula la maggior quantità di sporco. Utili anche per la rilevazione di eventuali danni, usure e guasti, liberando il campo visivo e permettendo un’attività di ispezione e verifica. È importante che queste operazioni non interferiscano con il lavoro quotidiano del magazzino.
- settimanali e mensili per azioni di pulizia più approfondita, come ad esempio la sistemazione di tetto, pareti, luci e macchine
- annuali, per specifici strumenti o aree di lavoro
Specialmente oggi con lo stato di allerta data dalla pandemia di Coronavirus, è di fondamentale importanza l’attuazione di un piano straordinario, che prevede la sanificazione e l’igienizzazione di ambienti e superfici e l’adozione di misure preventive.
La pulizia del magazzino dipende poi dalla tipologia di merci stoccate, particolarmente delicata nel caso di prodotti alimentari e farmaceutici, e deve avvenire nel pieno rispetto dell’ambiente, grazie all’utilizzo di prodotti eco e di macchine all’avanguardia.
SEIKETSU (standardizzare)
Per normalizzare gli standard operativi dei precedenti step occorre che la metodologia venga canonizzata e condivisa con lo staff. Attraverso la formazione, il personale riconosce e attua i processi in modo ordinario, aiutato da una segnaletica istruttiva creata ad hoc con colori, codici e percorsi standardizzati. In questo modo i flussi di lavoro vengono gestiti con ordine, ripetendosi con lo stesso iter.
SHITSUKE (diffondere e sostenere)
Mantenere l’ordine in magazzino prevede il controllo e l’attuazione costante delle 4 prime esse. Per farlo, bisogna affidarsi al coinvolgimento e alla responsabilizzazione del personale, incaricato in primo luogo a mantenere pulita la propria postazione, e dei nuovi arrivati, istruiti sulle best practices da adottare sul luogo di lavoro.
Le 5s rappresentano una buona abitudine collettiva, a cui aggiungiamo l’adozione di qualche pratica in più:
- incaricare un responsabile adibito al coordinamento e alla gestione dei flussi, nonché alla verifica
- creare un punto di riordino per le scorte, che non devono comunque mai eccedere
- dotarsi di un buon software gestionale
- adibire un’area dedicata agli strumenti di pulizia, conosciuta da tutti in modo da incentivare l’autodisciplina dei lavoratori
Perché rispettare le 5 fasi
Come abbiamo visto, la metodologia giapponese delle 5s assicura pulizia e ordine in magazzino. Uno stabilimento con queste caratteristiche è migliore in termini di:
- efficienza logistica
Si assicura la preservazione della merce, si velocizza il processo di scaffalatura e reperimento dei prodotti - sicurezza nelle prestazioni
Eliminare elementi di intralcio evita al personale di inciampare accidentalmente e agevola il movimento tra le corsie, gli scaffali ordinati e la manutenzione prevengono rischi legati alla caduta di materiale messo in posizioni pericolanti, la pulizia delle superfici sporche quelli legati al scivolamento e alla caduta dei dipendenti, la segnaletica eventuali collisioni con materiali e strumentazioni. - soddisfazione del personale
Un ambiente di lavoro più ospitale migliora il benessere del team perché le attività sono facilitate e velocizzate. In magazzini che rispettano le 5s cala il turnover e aumenta la produttività. - brand awareness
Per clienti e fornitori visitare un magazzino organizzato trasmette un maggior senso di fiducia e migliora il percepito dell’azienda. - sostenibilità
La disorganizzazione crea sprechi di soldi e risorse. Parole d’ordine: monitorare e riciclare.
Chi può guidarti nel percorso
L’ordine e la pulizia del magazzino è un impegno da prendersi in carico, ma nel raggiungimento dell’obiettivo puoi contare anche su:
- fornitori
Possono suggerirti i migliori materiali e strumenti sul mercato per mantenere alto il livello di gestione. - addetti specializzati
Formati per supportarti sia nel coordinamento che nell’istruzione del personale. - software
La tecnologia permette di tenere controllate le merci e la loro disposizione nel capannone.
Ora che hai tutti gli elementi per procedere, inizia a sbarazzarti di quelli in eccesso. Buon lavoro!
