Il magazzino è il portafoglio di un’azienda. Riconoscere ed evitare errori logistici e strutturali incide sia sulla qualità del lavoro, sia sul fatturato della tua azienda. Per evitare sprechi, consolidare un sistema di stoccaggio funzionale e ridurre al minimo inconvenienti e perdite economiche, ti abbiamo selezionato 5 errori che devi evitare nella gestione del tuo magazzino.
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ERRORI DI REGISTRAZIONE E MOVIMENTAZIONE
Nel momento della consegna di un ingente carico, durante situazioni concitate o nei periodi di assenza del personale specializzato, possono verificarsi errori di disattenzione nella registrazione o nella movimentazione della merce. Accade soprattutto nelle aziende piccole o medio-piccole che non utilizzano software gestionali.
Sono errori che non possono essere sottovalutati perché compromettono la gestione del magazzino stesso.
Posizionare i prodotti nel luogo sbagliato o non registrarli all’arrivo, può portare a ritardi nelle consegne o a riordini di merce non necessari. I costi logistici del magazzino possono incidere anche oltre il 10 % sul PIL dell’azienda. Non avere un sistema informatizzato, aumenta le tempistiche di trasporto e codifica. L’inserimento manuale nella registrazione del prodotto, infatti, genera spesso errori e ritardi.
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NON CONOSCERE LA STIMA DELLE SCORTE PRESENTI IN MAGAZZINO
Per soddisfare i clienti bisogna soddisfare la richiesta di prodotto e non conoscere lo stato della merce nel magazzino è un errore che genera una catena di errori. In caso di mancanza dei beni, infatti, i clienti si rivolgeranno ad altre aziende, conseguenza che comporta un guadagno mancato se non addirittura un cliente perso. Secondo le analisi di mercato, solo il 17% dei consumatori in caso di assenza di prodotto, ritarda l’acquisto. Ben il 20% sceglie un altro brand e il 32% si affida ad un altro punto vendita.
L’eccesso di merce, invece, può rivelarsi un investimento senza ritorno e restando a lungo in giacenza, il prodotto rischia di deteriorarsi o di diventare obsoleto e quindi invendibile. Oltretutto si incrementano i costi logistici, amministrativi e assicurativi e aumenta il capitale mobilizzato. Migliorare le gestione delle scorte ottimizza gli spazi e le prestazioni di stoccaggio. Analizzare l’andamento del magazzino ti aiuterà nella gestione delle scorte. Il controllo, però, non può avvenire annualmente perché la richiesta di un prodotto può variare mensilmente. Per alcuni tipi di merce le vendite risultano diverse tra i mesi estivi e quelli invernali, o aumentare in concomitanza di eventi. Per evitare che si verifichino i fenomeni di Out of stock (prodotto esaurito), oppure Over stock (rifornimento eccessivo), serve dunque una pianificazione e una previsione dell’andamento del mercato.
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POSTICIPARE L’INVENTARIO
L’inventario è una pratica fondamentale per una corretta gestione aziendale ma, soprattutto, è regolato da normative finanziarie che devono essere rispettate. In generale l’impresa è tenuta a istituire il libro degli inventari nel quale deve annualmente indicare i dati degli inventari periodici sia per quantità che per valore, anche se la Legge di Bilancio 2017 ha determinato l’irrilevanza delle rimanenze per le ‘imprese minori’. Effettuare l’inventario è quindi determinante ai fini reddituali e per evitare accertamenti. Ma al di là dell’aspetto legale, conoscere la situazione del magazzino con inventari periodici aiuterà nella gestione logistica. Un consiglio che ti diamo è di evitare di fissare i giorni dell’inventariato durante le chiusure per le feste natalizie. Il periodo, pur essendo funzionale ai fini fiscali, è frenetico e non facilita l’organizzazione. Spesso le aziende, per mancanza di personale, si affidano a costose imprese esterne che non sono formate rispetto al sistema di stoccaggio.
Poter fare affidamento su un software che periodicamente analizza la situazione globale del magazzino, sfruttando la mappature delle scaffalature e l’etichettatura dei prodotti, faciliterà la gestione generale, anche dell’inventario.
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AVERE UN MAGAZZINO DISORDINATO
Il magazzino deve essere strutturato con attrezzature specifiche al tuo business e quindi con scaffalature idonee per stoccare il prodotto trattato. Per scongiurare errori durante lo stoccaggio della merce, è bene mappare il magazzino ed etichettare ogni prodotto. Ordine e pulizia faciliteranno il lavoro dei magazzinieri, la merce non verrà persa e la valutazione dello stato della giacenza sarà più semplice. E’ bene evitare, poi, una pratica che sta diventando sempre più frequente nei magazzini delle aziende: lo stoccaggio senza limiti. Impilare e sovraccaricare la merce, senza rispettare i parametri indicati nell’utilizzo delle scaffalature, può portare alla rottura delle stesse. Non bisogna quindi saturare la struttura per ridurre i costi di stoccaggio.
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SOTTOVALUTARE L’IMPORTANZA DELLA SICUREZZA
Incidenti, cadute accidentali di merce, infortuni, sono tutti rischi che si corrono se nella gestione del magazzino non viene data la giusta importanza alla sicurezza. Dagli indicatori di portata massima per evitare danni alle scaffalature, fino alla segnaletica orizzontale applicata a tutta l’aria del magazzino, cartelli e divieti dovranno delimitare zone e comportamenti. La segnaletica deve essere conforme alle indicazioni del Decreto legislativo 81 del ‘testo unico sulla salute e sulla sicurezza sul lavoro’. Il personale, poi, deve essere formato e provvisto dei dispositivi di protezione individuale specifici per la mansione svolta.
Cinque errori che possono essere evitati adottando un metodo funzionale ed efficace che riduca al minimo rischi e perdite. Piccole, grandi accortezze per tutelare il tuo “portafoglio dell’azienda”.
