Negli ultimi anni, i dipartimenti di approvvigionamento indiretto hanno giocato un ruolo cruciale nelle grandi aziende. Il settore sta subendo cambiamenti significativi, con le aziende che riconoscono sempre di più i risparmi potenziali che possono essere ottenuti attraverso questi acquisti non strategici spesso sottovalutati. Tuttavia, con un numero crescente di categorie e di supply chain da gestire, ottenere questi risparmi non è un compito da poco per chi si occupa degli acquisti indiretti. Il ruolo di questo professionista è quello di eliminare le spese impreviste e di rafforzare i legami con i suoi numerosi stakeholder.
Entriamo nel dettaglio di obiettivi, strategie e competenze per meglio comprendere chi è il Buyer Indiretto.
Cos’è l’approvvigionamento indiretto?
L’approvvigionamento indiretto gioca un ruolo chiave nel buon funzionamento delle aziende.
Può riguardare prodotti, forniture o materiali di consumo che sono essenziali per le operazioni aziendali. Questi tipi di acquisti differiscono dagli acquisti diretti, conosciuti come acquisti “di produzione” o “strategici”.
A lungo trascurati, gli acquisti indiretti hanno ormai assunto un ruolo strategico. La gestione delle spese e la riduzione dei costi indiretti relativi a questa categoria di acquisti sono strategie chiave per migliorare i margini e adattare la struttura dei costi di un’azienda al business della stessa.
In quest’ottica, le aziende hanno iniziato a riorganizzare i loro dipartimenti di approvvigionamento. Tuttavia, l’importanza attribuita agli acquisti indiretti varia notevolmente. Anche se in alcuni casi è ancora considerato una bassa priorità, sta diventando sempre più il fulcro delle misure di ottimizzazione, con alcune aziende che seguono addirittura gli stessi approcci per questa categoria come per gli acquisti strategici.
Quali sono gli obiettivi dei Buyer Indiretti?
La posizione del buyer indiretto comprende molti ruoli che uniscono cinque obiettivi principali, tutti relativi all’approvvigionamento, ma che richiedono una strategia specifica:
Ridurre i costi
Poiché il risparmio di denaro è centrale per il ruolo, i buyer indiretti si concentrano in particolare sul costo totale dei loro acquisti, sulla garanzia che i contratti siano eseguiti correttamente e sull’eliminazione delle spese non preventivate.
Promuovere l’innovazione e la trasformazione del business
La digitalizzazione del settore e dei suoi processi è una priorità assoluta. L’utilizzo di un’efficace soluzione di e-procurement permette ai buyer indiretti di superare alcune delle difficoltà che incontrano, come l’avere un carico di gestione troppo grande o una mancanza di visibilità sulle spese. Tuttavia, devono anche sostenere il responsabile degli acquisti nell’adozione di questi strumenti. I buyer indiretti svolgono quindi anche il ruolo di motori dell’innovazione, in particolare attraverso le loro relazioni con i fornitori. Essi controllano e consigliano soluzioni innovative per soddisfare le esigenze dei loro clienti interni.
Coltivare un network efficace
I buyer indiretti devono posizionarsi come partner chiave per i loro stakeholder. Hanno bisogno di coinvolgere e impegnare i clienti interni, mentre sviluppano le loro relazioni con i fornitori con l’obiettivo di stabilire partnership a lungo termine.
Contribuire alla CSR
La responsabilità sociale delle imprese è diventata un elemento di differenziazione chiave in tutti gli aspetti del business, sia per i clienti che per i partner. I buyer indiretti hanno quindi un ruolo chiave da svolgere, in particolare a livello europeo attraverso il Made in Europe. Questo impegno su piccola scala abbassa i costi e promuove l’occupazione e l’economia a livello locale. Uno dei loro obiettivi è quindi quello di integrare alcuni criteri di CSR nella loro politica di approvvigionamento e di allineare questi criteri con gli obiettivi aziendali.
Gestire i rischi
I buyer indiretti devono adattarsi a un ambiente normativo sempre più restrittivo. I rischi per i fornitori sono ancora più acuti quando si gestisce un grande portafoglio e numerose transazioni. Per gestire questi rischi, i buyer indiretti devono lavorare a stretto contatto con l’ufficio legale e rimanere vigili sui rischi dei fornitori per tutta la durata del contratto.
La collaborazione è parte integrante del ruolo, poiché i buyer indiretti interagiscono con una vasta rete, compresi i dipartimenti aziendali, la direzione generale e i fornitori. Non è una coincidenza se vengono comunque definiti “partner commerciali”!
Come si diventa Buyer Indiretto?
I team di approvvigionamento indiretto gestiscono una moltitudine di categorie di prodotti, fornitori e clienti interni. Questa è anche una delle caratteristiche principali che distinguono questa funzione dagli acquisti strategici: l’interazione con un gran numero di stakeholder. Mentre alcune competenze rimangono inerenti al mondo degli acquisti (la negoziazione, per esempio), i buyer indiretti devono sviluppare un know-how specifico e competenze interpersonali per riuscire nei loro obiettivi.
Know-how: punti di forza e debolezze
Partendo dalle competenze i buyer indiretti ritengono di avere un margine di miglioramento nella gestione degli stakeholder, nonché negli acquisti sostenibili e responsabili pur ritenendo di padroneggiare la logistica e la gestione delle loro categorie di prodotti e dei loro fornitori.
La gestione dei rischi è invece di difficile analisi perché essi e il contesto normativo sono in continua evoluzione e richiedono una vigilanza costante.
Competenze interpersonali: gli elementi essenziali
Le competenze interpersonali, all’incrocio tra intelligenza emotiva e sociale, sono senza dubbio i prerequisiti del ruolo del buyer indiretto, insieme a tre parole chiave.
- Conoscenza
Francis Bacon diceva che la conoscenza stessa è potere.
Questa citazione si applica perfettamente al mondo degli acquisti. Per soddisfare le esigenze dei loro clienti interni, i buyer indiretti devono avere una conoscenza approfondita della loro azienda, dei dipartimenti aziendali, dei dipendenti e delle loro esigenze, e non solo. Per portare valore aggiunto, devono anche essere attenti al loro ambiente, ai fornitori e alle innovazioni per creare delle opportunità. Il loro rapporto con i dipendenti si sviluppa nel tempo per migliorare l’efficacia delle loro azioni.
Qualità comportamentali: curiosità e adattabilità
- Comunicazione
Per creare dei legami con i loro stakeholder, i buyer indiretti devono essere in grado di tradurre le informazioni chiave in loro possesso (spese, rischi, ecc.) in un linguaggio accessibile e facilmente comprensibile per tutti. La difficoltà è che hanno a che fare con una grande varietà di partner: utenti e decisori, di culture e livelli gerarchici diversi!
Qualità comportamentali: ascolto attivo, empatia e trasparenza
- Collaborazione
Ascoltare, discutere e riflettere con gli stakeholder è essenziale per costruire relazioni di fiducia, ottenere il sostegno della rete di collaboratori e quindi dare un valore aggiunto. Provate a cambiare il supporto informatico o il software che è ampiamente utilizzato in azienda (come il sistema di posta elettronica) senza consultare i team informatici o anche gli utenti finali! Un tale approccio sarebbe destinato a fallire.
Qualità comportamentali: abilità con le persone, leadership, diplomazia e insegnamento
Queste soft skills stanno diventando sempre più parte integrante dei programmi di formazione.
Gordon Crichton, direttore del MAI (Management of International Purchasing and Innovation) è d’accordo: “Nella misura in cui la funzione di approvvigionamento è sempre più integrata per far parte del grande quadro accanto alla Ricerca o al Marketing, lo sviluppo delle competenze relazionali è la chiave del successo dei progetti. Agendo come dei mediatori e influenzatori nella loro rete, i buyer indiretti stanno diventando dei veri e propri “business partner”.
