Ufficio Kaizen

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Ritrovare l’armonia sul posto di lavoro è possibile. Riorganizzare gli spazi, cambiare le procedure per semplificare l’attività, coinvolgere tutti per capire meglio le esigenze dei singoli e risolvere problemi e insoddisfazioni è possibile. Il metodo Kaizen è una delle soluzioni, un’alternativa che può soddisfare sia il datore di lavoro che i lavoratori.

Cos’è il metodo Kaizen?

La parola Kaizen è l’unione di due termini: KAI (cambiamento) ZEN (miglioramento), cioè cambiare per migliorarsi.

Un rinnovamento che deve avvenire a piccoli passi, giorno dopo giorno. Non è un cambiamento repentino e se il singolo individuo si migliora, ne beneficerà tutto il business aziendale. ‘Kaizen’ è un termine che fu individuato da Masaaki Imai per definire la filosofia di business giapponese che ha portato al successo dell’industria nipponica negli anni ’80, in particolare con l’esempio industriale della Toyota.

Dopo la seconda guerra mondiale, per rilanciare l’industria giapponese, sfruttando inizialmente il know how occidentale, fu introdotto quello che oggi definiamo il controllo qualità.

Lo sviluppo di questa innovazione procedurale ha portato poi ad un distacco completo dalla filosofia americana e occidentale, per sposare totalmente i principi derivanti dalla tradizione orientale. Il processo di produzione viene umanizzato: la linea produttiva viene disegnata seguendo le esigenze del lavoratore, viene eliminato il lavoro pesante e ripetitivo, viene prevista una formazione continua del personale, vengono eliminati gli sprechi e i lavoratori sono coinvolti nella visione aziendale.

L’industria giapponese diventò una potenza mondiale, obbligando quella occidentale a iniziare un percorso di controllo qualità per restare al passo con le richieste di mercato.

Tutt’oggi molte aziende decidono di rivoluzionare la propria filosofia per affidarsi al metodo Kaizen per ridurre tempi di lavoro, programmare la gestione e risparmiare risorse.

 

Come creare un ufficio Kaizen, i segreti delle 5S

Le 5S rappresentano la base del metodo Kaizen e sono l’inizio per il cambiamento e miglioramento del business. Per migliorare il tuo ufficio, basta seguire passo a passo le fasi individuate. La qualità del lavoro e quindi anche le reazioni emotive dei professionisti coinvolti miglioreranno in modo evidente.

  • SEIRI (ordine)

eliminare il superfluo e stipulare una classifica di ciò che è davvero essenziale istituendo un ordine di priorità. Questa operazione renderà più fruibile ogni procedura, semplificandola. Lo spazio sarà più organizzato, le azioni più efficaci.

  • SEITON (stabilizzazione)

in questa fase è necessario identificare gli spazi più appropriati ed essenziali per la riuscita del lavoro. Lo spazio deve essere facilmente riconoscibile e identificabile, come anche gli strumenti necessari allo svolgimento del lavoro. Una buona organizzazione dello spazio aiuta mentalmente anche i professionisti coinvolti.

  • SEISO (pulizia)

ovviamente la qualità del lavoro non può prescindere da uno spazio e da una strumentazione pulita.

  • SEIKETSU (standardizzazione)

tutti i luoghi di lavoro in cui viene svolta la medesima mansione devono essere uguali e intercambiabili. In questo modo il lavoratore può sempre orientarsi e svolgere la propria mansione senza errori e senza allungare i tempi.

  • SHITSUKE (sostenere):

una volta individuata la prassi ideale per lo svolgimento del lavoro è necessario mantenerla o al limite migliorarla.

Per introdurre il metodo Kaizen in una azienda o in un ufficio è necessario coinvolgere tutti nel cambiamento. I responsabili, il management, deve incoraggiare ogni individuo ad abbracciare l’innovazione e devono farne loro stessi parte. L’ideale è responsabilizzare la ‘base’, perché nessuno conosce meglio l’ufficio o gli strumenti utilizzati quanto i collaboratori che ogni giorno svolgono il lavoro.

Non esiste una soluzione ideale per tutti gli uffici o tutte le imprese. Ogni soluzione deve essere attentamente valutata in base a esigenze lavorative, di spazio e di persone coinvolte. E’ necessario studiare il proprio business ed individuare i punti di forza da mettere in risalto.

Le aziende che hanno sposato il metodo Kaizen hanno recuperato il 37% del tempo di lavoro. E tempo libero significa potersi dedicare agli affetti, agli hobbies, alla salute fisica e mentale. Un risparmio economico per l’impresa e un ritrovato benessere per i lavoratori.