Il digital business, l’implementazione di un modello di lavoro ibrido, in cui si alternano smart working e attività in presenza rendono necessaria una riorganizzazione dei flussi e delle modalità operative. In aiuto delle grandi, medie, piccole imprese e dei liberi professionisti, esistono dei tools digitali, che facilitano l’organizzazione e la pianificazione del lavoro in virtù di questo nuovo modo di fare impresa. Si tratta di strumenti digitali per l’ufficio che semplificano:
- la comunicazione multicanale
- la collaborazione nel team
- la connessione
- la sicurezza
Queste soluzioni garantiscono un’esperienza lavorativa di qualità, adatta alle esigenze odierne di essere veloci nelle risposte, always on, efficienti e di snellire al massimo i flussi di lavoro.
La semplicità di interazione con i propri colleghi, capi, clienti e fornitori esterni, la totale integrazione delle attività e la tutela dei dati interni sono ormai una necessità per aziende di qualsiasi dimensione. Oltre che, la creazione di un ufficio digitale permette di svolgere i propri compiti da qualsiasi postazione, quindi, di avere e di lasciare ai lavoratori maggiore libertà organizzativa.
Una libertà che necessita però di una pianificazione attenta del proprio tempo e della comunicazione con il team e di una gestione delle risorse studiata e organizzata.
Conosciamo meglio i supporti in grado di aiutarci nel nostro percorso verso la nuova normalità!
Il kit della sopravvivenza 4.0: soluzioni per l’ufficio che devi assolutamente conoscere
Definiamo basilari questi tools perché utili anche per chi lavora solo e soltanto in ufficio, senza adottare un modello di smartworking o avere necessità di accedere ai propri files al di fuori del proprio contesto lavorativo.
Google Calendar
Il sistema concepito da Google che funge da agenda:
- multicalendario, permette infatti di creare più calendari, per le pianificazioni tra gruppi di lavoro
- condivisibile, pubblicamente o con delle persone specifiche, in modalità lettura o editabile
- sincronizzabile su altri dispositivi
È fondamentale per fissare appuntamenti o segnalare scadenze.
Wetransfer
Per inviare e ricevere file di grandi dimensioni, che altrimenti non sarebbe possibile spedire via mail. Nella versione gratuita permette il trasferimento di dati fino a 2 gigabyte al giorno.
Last Pass
Un’unica piattaforma sulla quale salvare le password di canali, blog, conti bancari, in tutta sicurezza. Molto meglio di lasciare tracce scritte o affidarsi alla memoria, che a volte può ingannare!
La digitalizzazione del team: sistemi per migliorare i flussi di lavoro
In ottica di un lavoro a più mani, che risulti aggiornato e veloce, esistono degli strumenti che facilitano il lavoro di squadra online.
Google Meet, Zoom, Skype & co
Questi servizi di videofonia e chat online sono, oggi più che mai, degli strumenti necessari per il telelavoro, le teleconferenze e la formazione a distanza.
Slack, Whatsapp for Business, Telegram & co
La comunicazione interna può essere gestita anche attraverso programmi e app che permettono di chattare con i propri colleghi, capi e collaboratori, in modo facile e veloce.
Trello, Asana, Basecamp & co
Si tratta di software per organizzare i flussi di lavoro, intesi come gestione delle timeline e task di progetto. Il loro pro è quello di riunire in un unico spazio di lavoro condiviso, la bacheca, tutte le attività del team per:
- assegnare incarichi
- tenere sotto controllo le scadenze
- monitorare il lavoro
- scambiare informazioni
Google Drive
Questa piattaforma cloud consente di creare e archiviare documenti online, dalle presentazioni ai disegni, da semplici testi a questionari e fogli di calcolo. La possibilità di accesso multiutente, per cui decidi tu la modalità di condivisione (sola visualizzazione o editing), permette di condividere e lavorare sui documenti in real time con altri utenti.
Utilissimo soprattutto per il lavoro in team da remoto.
Evernote
È un archivio di contenuti: ti basta aggiungere nella piattaforma link e materiali che trovi online e vuoi salvare, per poi organizzarli e condividere questi taccuini digitali con chi vuoi.
Lavorare ovunque in totale sicurezza ed efficienza: le app e i software in tuo supporto
L’ufficio digitale ha bisogno, oltre che di un processo di lavoro ottimizzato, di una struttura portante solida. Quali strumenti tenere in considerazione, quindi?
ManageEngine
Una soluzione di gestione remota del PC, che consente agli operatori IT dell’azienda monitorare e gestire eventuali problemi tecnici da remoto, per una questione sia di funzionalità che di sicurezza.
Dropbox
Ideale per archiviare i documenti attraverso il cloud, per disporre di tutti i materiali in qualsiasi momento e ovunque.
Portale di fatturazione online
E se sei un libero professionista, ricopri un ruolo amministrativo o sei a capo di un’azienda, il portale elettronico ti è molto utile per gestire la contabilità in tutta comodità.
Ora che hai la lista della spesa digitale alla mano, hai spuntato gli strumenti che già utilizzi e preso nota di quello che ti manca? Buon lavoro!
