IL TUO MAGAZZINO UN’OPPORTUNITA’ DI RISPARMIO
Il magazzino è il cuore dell’azienda, la ‘banca’ dell’impresa perché contiene merce e prodotti che rappresentano il business aziendale. Oltre ad avere un valore infrastrutturale, ha anche un ruolo chiave nell’economia generale. Gestire al meglio il magazzino significa ottimizzare anche la gestione degli ordini. Curare la logistica, evitare gli errori e gli sprechi, influisce quindi sul bilancio generale dell’impresa.
MA COME SI PUO’ GESTIRE UN MAGAZZINO RISPARMIANDO?
ORGANIZZARE LO SPAZIO E MAPPARLO
Prima di tutto si deve sfruttare al meglio lo spazio e organizzarlo in modo funzionale per il tipo di lavoro svolto. Scegliere gli strumenti adatti è il primo passo. Un’analisi approfondita delle necessità e dei tempi di produzione, aiuterà l’azienda a scegliere il materiale giusto nel vasto panorama di offerte di scaffalature, banchi da lavoro, scale o carrelli. Una volta progettato correttamente lo spazio, per mantenere l’ordine e facilitare il lavoro di stoccaggio, è necessario mappare tutte le scaffalature. Basta concordare un codice numerico o alfanumerico per identificare scaffali, ripiani e corridoi. Ogni prodotto verrà quindi stoccato nello stesso posto, per velocizzare tempi e ridurre al minimo gli errori che comportano, ovviamente, una spesa evitabile.
Ci sono diversi sistemi di mappatura dei magazzini:
– Il ‘sistema a mappa fissa’, cioè la sistemazione del prodotto sempre nella stessa locazione. In questo modo lo stoccaggio avviene più velocemente e l’errore viene praticamente annullato. Allo stesso tempo, però, bisogna studiare al meglio la sistemazione della merce, per facilitare le consegne degli ordini visto che l’obiettivo è di non cambiare l’organizzazione in futuro. Anche il controllo del prodotto sarà immediato, sia nella verifica della qualità che durante gli inventari.
– Il ‘sistema a random’: prevede di allocare la merce nel primo posto libero. E’ un metodo indicato quando il prodotto commercializzato ha un alto indice di movimentazione. E’ funzionale soprattutto nei magazzini più piccoli e il rischio è di posizionare materiale a basso indice di movimentazione, nel luogo in realtà più accessibile. Il tipo di prodotto trattato, quindi, è decisivo per la scelta del metodo da adottare.
– La ‘mappatura a classi’ che differenzia la locazione della merce in base all’indice di movimentazione. Il magazzino verrà diviso in tre aree: alta movimentazione, media e bassa e la merce stoccata seguendo questa logica.
ORGANIZZARE LA MERCE
La merce è il patrimonio dell’azienda. Una corretta organizzazione del magazzino non può prescindere da una corretta organizzazione dei prodotti che dovranno essere quindi etichettati. Lo stoccaggio può avvenire per lotti così da conservare e avere un’indicazione immediata della data di produzione e di scadenza. Oppure per matricola, per avere più informazioni sul singolo prodotto. Avere una classificazione per etichetta è utile anche per rispettare le normative e risalire in fretta al lotto di derivazione e al nome del fornitore in caso si abbiano problemi con la merce. L’etichettatura è un passaggio fondamentale per evitare che i prodotti vadano persi e facilitarne il ritrovamento mantenendo l’ordine nelle scaffalature.
Per rendere efficiente un magazzino, soprattutto se di grandi dimensioni, è necessario utilizzare un software che possa aiutare gli addetti nello stoccaggio dei prodotti ed evitare così errori e sprechi. Il controllo dei prodotti sarà più veloce, come il riordino, necessario per avere sempre disponibile il prodotto.
GARANTIRE LA DISPONIBILITA’ DEL PRODOTTO
Avere in magazzino la giusta quantità di prodotti è importante per garantire efficienza ai clienti. Non poter soddisfare le richieste degli acquirenti danneggia l’immagine dell’azienda stessa. La gestione della merce deve essere quindi fatta in modo logico e accurato perché i prodotti presenti in magazzino rappresentano un guadagno non ancora realizzato.
Allo stesso tempo, però, accumulare merce non necessaria aumenterà inutilmente i costi di stoccaggio, oltre al rischio concreto di deterioramento della merce soprattutto se si tratta di prodotti con scadenza. Avere sempre chiaro lo stato delle merci è un aspetto imprescindibile per sapere cosa è necessario acquistare e come organizzare le vendite. Le scorte presenti in magazzino, tendenzialmente, si suddividono in scorte cicliche, che riguardano quei prodotti che vengono regolarmente venduti, e scorte di sicurezza, necessarie per evitare di rimanere senza merce. Per evitare acquisti inutili, il dettaglio della giacenza deve essere sempre noto. Avvalersi di un sistema tecnologico, un software per l’inventario, è la soluzione ideale soprattutto se si ha a che fare con un grande magazzino.
AVERE SEMPRE CHIARO LO STATO DELLE MERCI E’ UN ASPETTO IMPRESCINDIBILE PER SAPERE COSA E’ NECESSARIO ACQUISTARE E COME ORGANIZZARE LE VENDITE
L’IMPORTANZA DELL’INVENTARIO
L’inventario è una pratica obbligatoria anche per le normative vigenti dei principi civilistici e fiscali, per quantificare e valutare le rimanenze. Infatti, per chiudere il bilancio di fine anno di un’azienda, è necessario rendere noto l’inventario all’inizio dell’attività e per ogni successiva annualità. La merce stoccata deve essere inserita a bilancio secondo la natura e il valore del singolo bene, permettendo così di stimare la situazione patrimoniale dell’azienda, riportando il tutto nel libro inventari
L’inventario, inoltre, aiuta ad avere un quadro aggiornato della giacenza del magazzino e velocizza le pratiche di consegna merci.
Ci sono vari metodi per fare l’inventario di un magazzino:
– Carta e penna. E’ il metodo più indicato per i magazzini di piccole dimensioni e con un numero limitato di prodotti. Il consiglio è di dividere i prodotti secondo categorie che corrisponderanno ad uno specifico settore del magazzino. Ovviamente, è più pratico stoccare le merci ad alto approvvigionamento nelle zone di più facile accesso. I documenti dell’inventario, dovranno quindi presentare il precedente conteggio cui confrontare il nuovo dato al momento del controllo. Sarebbe utile inserire anche il dato del livello di scorta minimo richiesto, per provvedere il prima possibile al riordino del materiale se necessario.
– Il foglio Excel. E’ il metodo ideale se non vuoi affidarti ad un software ma vuoi comunque avere sotto controllo in modo automatico tutta la merce. Il consiglio è di sfruttare la possibilità di lavorare su più fogli di calcolo contemporaneamente e suddividerli secondo argomento. Ad esempio, sarebbe utile creare un primo foglio in cui sono presenti tutti i prodotti con le loro specifiche (fornitori, caratteristiche tecniche…), nel secondo foglio poi bisognerebbe indicare i movimenti in entrata (carico merci), e nel terzo quelli in uscita (venduto e consegnato). Usare excel permetterà inoltre a più collaboratori di aggiornare lo stato del magazzino.
– Il software. In commercio esistono programmi efficienti che registrano in tempo reale tutte le operazioni del magazzino. Avere prodotti etichettati, magari con codice a barre, velocizzerà le pratiche e la situazione delle giacenze oltre al totale delle operazioni sarà inserito a bilancio senza dover fare lunghi calcoli al momento della chiusura dell’esercizio.
SVOLGERE UN’ANALISI PERIODICA DEI PRODOTTI
Per capire come gestire al meglio i prodotti bisogna capire e prevedere i flussi di vendita. La merce che viene venduta con continuità deve essere sostituita tempestivamente. L’analisi di mercato, poi, aiuterà ad individuare quei prodotti cui viene aumentata la domanda e orientare così anche il business dell’azienda. Avere un quadro chiaro di quali prodotti vengono richiesti in quantità maggiori, ti indicherà quali tipi di investimenti saranno più proficui.
L’ANALISI DI MERCATO, POI, AIUTERA’ AD INDIVIDUARE QUIEI PRODOTTI CUI VIENE AUMENTATA LA DOMANDA E ORIENTARE COSI’ ANCHE IL BUSINESS DELL’AZIENDA
FORMARE IL PERSONALE
Chiunque abbia accesso al magazzino ed entri a contatto con i prodotti, dovrà conoscere il sistema di stoccaggio, l’organizzazione dello spazio e la mappatura dell’ambiente. Il prodotto dovrà essere registrato in ogni sua fase, dall’arrivo in magazzino, alla giacenza, fino all’uscita. Per evitare che la merce vada persa, sarà importante che chi la prenderà in gestione sappia usare al meglio il software in dotazione e non commetta errori nello stoccaggio.
