Il sistema di approvvigionamento, come migliorarlo

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Nella catena di approvvigionamento la fase dell’acquisto resta quella maggiormente delicata. Si concentra sull’ottimizzazione delle risorse economiche dell’azienda così da ottenere le migliori condizioni d’acquisto. Non è la ricerca del miglior prezzo ma del miglior TOTAL COST OF OWNERSHIP e cioè la stima di tutti i costi associati al determinato acquisto: prezzo prodotto, costi di consegna, costi di stoccaggio, gestione dell’ordine, ciclo di vita del prodotto, materiale di consumo associato, servizi e manutenzione.

Che cos’è il TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO)? È una stima economica che mira a determinare i costi diretti e indiretti di un prodotto durante il suo ciclo di vita. Spesso questa fase viene sottovalutata dalle aziende, nonostante sia fondamentale per valutare possibili alternative tra i fornitori. E’ abituale soffermarsi solo sui costi d’acquisto, su quelli di imballaggio e trasporto, senza avere chiaro il quadro generale e i costi totali della gestione di un prodotto che sono rilevanti e troppo sottovalutati. Il Total cost of ownership è utile nel gestire scelte di make or buy (make= produrre o costruire all’interno della stessa azienda; buy= acquistare all’esterno) o per scegliere il tipo di fornitura a cui affidarsi, ad esempio decidendo tra un fornitore locale o uno estero.

Determinare il TCO significa fare un’attenta valutazione anche della Supply Chain (gestione della catena di distribuzione). E’ importante capire quali sono i costi dei prodotti scorta, necessari soprattutto per soddisfare richieste non ordinarie dal mercato e quando si devono gestire acquisti con un lungo lead-time (tempo necessario ad una azienda per soddisfare la richiesta di un cliente). I costi di fornitura non devono essere confusi o inglobati senza distinzione nei costi di acquisto.

COME SI VALUTA IL TCO?

Per calcolare il reale costo di un prodotto nel suo ciclo di vita bisogna tenere conto di vari fattori: il prezzo d’acquisto (che resta la voce principale), il costo della spedizione oppure del trasporto, quello dell’imballaggio, le spese riconducibili alle tasse (o ai dazi o doganali nel caso siano previsti), il costo di immagazzinamento (aree occupate per lo stoccaggio, deterioramento del prodotto…), i costi interni di logistica e quelli di valutazione della qualità del prodotto fornito, di gestione del sistema per gli ordini riferiti a quel determinato materiale, fino ai rischi di fornitura (ricerca di un nuovo fornitore, cambio e gestione del nuovo fornitore).

E’ chiaro che gestire e analizzare tutte queste voci può sembrare oneroso sia in termini economici che di tempo, ma avere chiaro il quadro dei costi aiuterà le finanze dell’intera azienda, rendendo più efficiente il sistema produttivo. Per essere sicuri di avere un’azienda sana e ottimizzata, bisogna evitare l’effetto iceberg e cioè la sensazione errata di avere una visione globale di qualcosa, quando invece molto sfugge al controllo. Come un Iceberg che fuoriesce solo alla sua sommità, lasciando la parte più ampia e consistente nascosta sotto l’acqua, così possono esserci costi che non vengono presi in considerazione e che invece possono affossare l’economia di un’impresa.

I VANTAGGI DI UN UNICO FORNITORE 

Per snellire e rendere maggiormente efficiente il sistema di approvvigionamento di un’impresa è bene ridurre i costi affidandosi, per quanto possibile, a un unico fornitore. In questo modo vengono ridotti i tempi, le difficoltà di rapportarsi con tanti referenti e il rischio di affidarsi a fornitori non all’altezza. Con un unico referente si velocizzano i contatti, si crea un rapporto di fiducia fornitore-cliente, si aumenta il potere d’acquisto e vengono così ridotte anche le spese di gestione. E’ bene cercare un’azienda che possa occuparsi della fornitura del maggior numero di prodotti possibile e che sia disponibile, affidabile, competente e che faccia della qualità un obiettivo.

Come accade con il ciclo di vita dei prodotti, anche avere tanti fornitori ha costi nascosti soprattutto gestionali che non devono essere sottovalutati. (leggi il nostro articolo dedicato agli acquisti diretti ed indiretti) Per procedere con efficienza, snellire le procedure, risparmiare è bene individuare una società che sia in grado, ad esempio, di fornire tutto il materiale per l’ufficio e per lo stoccaggio, assicurandosi assistenza continua e la certezza di una qualità già comprovata per più di un reparto.