L’efficienza in ufficio dipende dalla gestione dei processi operativi ma anche e soprattutto dall’ordine e dalla pulizia: archiviare i documenti cartacei nel modo corretto può incidere positivamente sulle performance. Mentre il processo di digitalizzazione è ancora in corso, adottare un metodo per organizzare i documenti di carta significa facilitarne la ricerca, evitando perdite di tempo, e adempiere agli obblighi di legge, che prevedono la conservazione da un minimo di 1 anno fino a un massimo di 20 anni.
Diversificare gli archivi
Un ufficio produttivo suddivide gli spazi di archiviazione in:
- archivio corrente: destinato ai documenti che servono per la gestione aziendale del momento
- archivio di deposito: per i documenti da conservare per legge
- archivio storico: : tutte le carte che l’azienda vuole tenere per esigenze storico-culturali
- archivio di documenti riservati o sensibili: è l’insieme di quei documenti accessibili solo a persone autorizzate; pertanto, da conservare in armadietti chiusi a chiave
Organizzare gli archivi aziendali
Per ottimizzare gli archivi, i gruppi di documenti devono essere differenziati in:
- anni, dai più vecchi ai più recenti
- categorie o tematiche
- eventuali sottogruppi tematici
Ogni suddivisione deve essere poi organizzata in ordine numerico o alfabetico e la classificazione condivisa con tutto il gruppo di lavoro, in modo da velocizzare i processi per tutti.
Regole per il mantenimento dell’archivio
Ci sono alcuni accorgimenti da adottare per mantenere nel tempo l’archivio intatto:
- pulire lo spazio per evitare accumuli di polvere e garantire la conservazione dei materiali
- effettuare delle copie nel caso in cui i documenti originali dovessero essere su carta soggetta a usura
- garantire che il formato archiviato sia almeno un A5 come dimensioni, o più grande. In caso contrario è bene pinzare il documento su un foglio bianco di carta.
Strumenti di archiviazione
Organizzare documenti e spazi è un’attività che richiede un tool kit di partenza ben strutturato.
Ecco i nostri prodotti selezionati.
Armadi per l’archiviazione
(https://www.manutan.it/it/mai/armadio-e-archiviazione) classici, girevoli, carrelli o librerie dove riporre i faldoni.
Scatole d’archivio
(https://www.manutan.it/it/mai/set-di-5-scatole-d-archivio-con-pellicola-exacompta) all’interno delle quali sistemare faldoni e raccoglitori.
Etichette per contenitori
(https://www.manutan.it/it/mai/etichetta-per-contenitori-a-cassetto) così da classificare i vari documenti e ritrovarli con facilità.
Raccoglitori
(https://www.manutan.it/it/mai/classificatore?krypto=7tfUsIcbiDsEEJMU6iGpW80QcCH0FF8iTZdJ%2F%2Bkf9YG8dMAQI2G8t1kTZ3xlFw3UyKILFM3rZ1yywHOi3CkUbzz19p8K%2FjPyW4NHFkF3cAfYmQttyF5Vl2lv%2Fr3zSMyflWwynn81ZSi1OZwMkNMrkQ%3D%3D#productBeginIndex:0&) in polipropilene o in cartoncino, di diversi colori o trasparenti, rigidi, ad anelli, personalizzabili a seconda delle esigenze.
Buste
(https://www.manutan.it/it/mai/custodie-buste-in-polipropilene-a4) colorate in modo da classificare i documenti con precisione, chiusure in velcro e massima resistenza.
Cucitrice a pinza
(https://www.manutan.it/it/mai/cucitrice-a-pinza-fixativ-f19-scocca-nera-rapid) per spillare insieme fogli della stessa categoria di archiviazione.
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