Gestire il tempo di lavoro al meglio è impossibile? Per te le ore in ufficio sembrano non bastare mai tanto che ti porti il lavoro a casa? Non sai come chiudere entro le deadline stabilite tutte le task della giornata? Fai tante cose insieme e perdi spesso il focus? Potresti aver bisogno di organizzare il lavoro attraverso modalità più efficienti e funzionali al tuo caso. Ecco qui tutti i nostri consigli!
Pianifica la giornata lavorativa attraverso un buon time management
Completare in anticipo la “To do list” è fondamentale perché ti aiuta a ottimizzare tutti i tempi, permettendoti di concentrarti su un’attività per volta. Per farlo, metti in pratica la tecnica del time slicing, ovvero “fai il tempo a fette” suddividendolo per fasce orarie, decidi in quali sei maggiormente produttivo e riempi ogni casellina con un impegno.
In una griglia posiziona i compiti che ti richiedono più sforzo quando sai di avere concentrazione massima, dedica una parte di tempo ai lavori di routine, come leggere le mail, e incastra il tutto perfettamente con meeting e scadenze previste. Per aiutarti, scorpora le attività più lunghe in compiti più piccoli e frammentari.
Per gestire l’intera giornata, attribuisci inoltre le giuste priorità a ciascun “to do”: non tutto è urgente e quindi necessita di dover essere concluso nell’immediato. Ci sono infatti attività secondarie, a cui bisogna dare un peso minore, e altre che devono essere delegate per poter finalizzare un progetto nel migliore dei modi. Ricorda che sei parte di un team, per cui puoi chiedere aiuto a un collaboratore.
Ovviamente un requisito basilare per poter vantare un buon time management e una buona pianificazione è la consapevolezza del tempo effettivo impiegato per ogni lavoro. Inizia a misurare i minuti e le ore che impieghi per ciascuna attività, fai i conti con il tempo reale e quando ti dedichi a un compito rimani concentrato per quel lasso di tempo, nella consapevolezza che una volta terminato staccherai. Con la promessa di un premio, non è già più facile portare a termine una consegna?
Azzera le distrazioni
Notifiche, chiamate, una chiacchera di troppo possono distrarti e rubarti del tempo prezioso, che dovrai poi sottrarre al tuo tempo libero o alla qualità del tuo output. Per lavorare in modo produttivo, azzera ogni distrazione. Disattiva le notifiche, silenzia il cellulare e isolati, specie se ti trovi in un open space.
Migliorare lo spazio di lavoro ha una grande influenza sulla produttività e la concentrazione: mettiti al riparo dagli stimoli esterni. Puoi aiutarti con delle cuffie o, se il tuo ufficio ne è dotato, puoi approfittare delle sale riunioni libere o delle aree relax quando non frequentate.
Libera la mente
Lavorare ininterrottamente in ogni istante, senza limiti e senza mai concedersi interruzioni perché oberati dal lavoro è sinonimo di inefficacia: meno concentrazione, più stress, più stanchezza.
Come ha dimostrato Microsoft, con la chiusura degli uffici il venerdì la produttività in Giappone è aumentata del 40%. Per risultare produttivi e raggiungere sempre risultati ottimali, ma anche sentirsi gratificati e in perfetto equilibrio con la propria vita privata, è bene quindi fare delle pause. Pianifica pause in modo regolare per far riposare gli occhi staccandoli dal pc, esci un attimo nel cortile del tuo ufficio per respirare un po’ di aria fresca, fare una passeggiata, chiaccherare con i tuoi colleghi e ricaricati.
Fatti supportare dalle tecnologie
Dai calendari online che tengono traccia delle scadenze e ti avvisano tramite notifiche ai software utili per organizzare call e riunioni. Dai gestionali per scambiare documenti in tempo reale con i propri collaboratori a quelli che ti fanno da segreteria personale. Dai social agli archivi online. Le tecnologie che aiutano l’organizzazione sono tante e ognuno può trovare quelle più comode e utili per portare a termini i compiti della giornata e abbandonare a poco a poco la sindrome del “non ho tempo”.
Cambia mindset e ritrova il tempo perduto, spesso passato a rincorrere call che avrebbero potuto essere mail, disattenzioni e malcontenti causati dal troppo lavoro.
