Le vacanze sono il periodo dell’anno tanto atteso da tutti i lavoratori. Tuttavia, per godersi al meglio le ferie, è fondamentale organizzare il lavoro in anticipo. In questo modo ci si può rilassare senza doversi preoccupare delle questioni in sospeso. Come organizzare meglio il lavoro quotidiano? Sostenere il tuo team in questo aiuterà a partire con la mente sgombra e a migliorare la produttività al ritorno. In questo articolo troverai 5 consigli per organizzare efficacemente il lavoro prima di andare in ferie.
1: stabilire le priorità
Il modo migliore per organizzare il lavoro prima di andare in vacanza è iniziare a stabilire le priorità. Ma come organizzarsi?
Il primo passo consiste nello stilare un elenco di compiti da svolgere, che includa tutte le mansioni da svolgere durante la propria assenza. Il passo successivo consiste nel determinare il livello di urgenza di ciascun compito, in base agli obiettivi a breve e a lungo termine.
I compiti che contribuiscono direttamente al raggiungimento degli obiettivi devono essere considerati più importanti di altri. I compiti che devono essere svolti immediatamente, o in tempi molto brevi, devono essere considerati più urgenti di altri. Infine, i compiti non prioritari possono essere rimandati al ritorno in ufficio.
Una volta stabilite l’importanza e l’urgenza di ogni attività, è necessario stabilirne la priorità. I compiti più importanti e urgenti devono ovviamente essere affrontati per primi. La definizione delle priorità aiuterà i futuri vacanzieri a concentrarsi sulle cose più importanti prima di partire per le vacanze. Inoltre, riduce al minimo lo stress associato al lavoro.
2: pianificare le scadenze
Quando si tratta di prendersi delle ferie, alcune persone possono essere preoccupate di interrompere un’attività in corso. In realtà, le attività dell’azienda non si fermano quando si è in vacanza, ma alcuni compiti devono essere portati a termine in tempo per concludere con successo un progetto. È quindi importante per il benessere dei dipendenti pianificare le scadenze.
Per essere sicuri di non dimenticare nulla, si possono utilizzare strumenti di pianificazione come un’agenda elettronica condivisa o applicazioni di gestione dei progetti. Allo stesso modo, è bene assicurarsi che tutti i file siano stati messi in ordine prima delle vacanze, in modo che il back up di riferimento possa trovare facilmente ciò che sta cercando.
Da ultimo impostare il messaggio di “out of office” indicando le date di assenza, ma anche le date di ritorno, in modo che anche i loro contatti (partner, clienti, ecc.) siano informati.
Dedicare del tempo alla gestione di queste scadenze può sembrare noioso. Tuttavia, consente ai lavoratori di tornare in ufficio con una visione chiara delle questioni da affrontare e di essere più efficienti non appena riprendono il lavoro.
3: comunicare con i colleghi
La comunicazione è la chiave per organizzare il lavoro in modo efficace prima di partire in vacanza. Comunicare con i colleghi assicura che tutti i compiti siano presi in carico e che chi dovere siate aggiornato sulle attività importanti in corso. La comunicazione aiuta a prevenire i malintesi e ad anticipare potenziali problemi.
Oltre a conoscere le date di partenza e di ritorno del futuro vacanziere, anche il suo o i suoi sostituti devono avere tutte le informazioni necessarie per proseguire l’attività. Questa interazione tra colleghi aiuterà anche a rafforzare ulteriormente la coesione e la collaborazione all’interno di un team.
Per garantire una corretta comunicazione è possibile organizzarsi con un calendario condiviso. Questo tipo di display offre una rappresentazione visiva molto pratica. Allo stesso modo, è possibile utilizzare una lavagna bianca con note adesive colorate per comunicare le priorità in modo semplice ed efficace, comprensibile a tutti.
Infine, l’adozione di un’organizzazione dello spazio di lavoro come il flex office o il coworking incoraggia la cooperazione tra i membri del team, un’abitudine molto utile quando si tratta di condividere i progetti prima di andare in vacanza.
4: garantire un passaggio di consegne senza intoppi
Per comunicare i compiti al back up di riferimento si può organizzare una riunione di transizione in modo tale da poter parlare di:
- Progetti in corso
- Le azioni in corso
- I compiti da svolgere durante l’assenza.
Questa comunicazione di gruppo può essere integrata da istruzioni scritte dettagliate per ogni azione.
Chi si assenterà deve ricordarsi di comunicare i contatti importanti affinché la/le persone di back-up possano trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno.
Infine, è importante organizzare un incontro di verifica al rientro al lavoro. Questo momento di discussione riguarderà le azioni svolte durante il congedo. Sarà anche l’occasione per raccogliere eventuali feedback sui risultati ottenuti. In questo modo si garantisce una transizione senza intoppi, assicurandosi che il lavoro sia stato svolto correttamente.
Suggerimento 5: aggiornare i documenti di lavoro
Organizzare il lavoro significa anche tenere sempre aggiornati tutti i documenti importanti, come ad esempio:
- Report di attività;
- Verbali di riunione;
- Fogli di calcolo;
- Data base;
Un “relatore” può offrirsi volontario per tenere aggiornati questi documenti durante l’assenza del collega. In questo modo il rientro in ufficio avverrà con maggiore serenità, sapendo che basterà consultare questi verbali per aggiornarsi su quanto è stato fatto durante le ferie. Questo aggiornamento garantirà anche la continuità del lavoro.
Perché organizzare il lavoro prima di partire? Ormai è chiaro quanto sia fondamentale organizzare il lavoro in modo adeguato prima di andare in ferie. Durante le vacanze i dipendenti possono riposarsi e ricaricare le batterie. Questo avrà sicuramente un impatto sulla loro produttività e sulla loro salute mentale. È quindi importante che questa fase sia ben preparata, in modo che possano partire con serenità, favorendo un’esperienza positiva e piacevole per tutti all’interno dell’azienda.
Vuoi aiutare i tuoi collaboratori a prepararsi per le vacanze? I 5 consigli di questo articolo li aiuteranno a organizzarsi in modo efficiente.
